Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Das Thema sollte nicht belächelt werden, es ist wichtig sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Mit Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnung) sollte also zeitnah begonnen werden – diese Empfehlung gilt auch für Kleinunternehmen. E-Rechnung heißt nicht eine Rechnung als klassisches PDF per E-Mail zu verschicken. Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Es handelt sich also, um ein semantisches Datenformat, so erfolgt ein direkter und verschlüsselter Übertrag (XML-Format) der Rechnungsdaten in verarbeitende Systeme. Dieser Vorgang dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und nicht für eine Sichtprüfung.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt? Geschäftsprozesse sollen vereinfacht werden, sowie Sach- und Personalkosten gesenkt werden. Des Weiteren wird die Archivierung und Buchhaltung GoBD konform automatisiert. Mit unserem kleinen BLOG erfährst du, wie die Umstellung erfolgen sollte und welche Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung vorliegen müssen.
ACHTUNG, es gibt verschiedene Fristen ab wann für welche Unternehmensgröße die E-Rechnung verpflichtend wird, dabei wird zwischen Empfang der Rechnung und Ausstellung einer Rechnung unterschieden. Es kann also sein, dass ich auf der Rechnungs-Ausstellungsseite aufgrund meiner Umsatzgröße deutlich länger Zeit habe, was die Pflicht der E-Rechnungserstellung angeht, wenn ich aber z.B. bei einem größeren Unternehmen Ware bestelle oder im Bereich Firmenfitness einem Unternehmen eine Rechnung stellen will, kann es schon ab 2025 sehr gut sein, dass das Unternehmen zum einen verpflichtet ist die Warenrechnung als E-Rechnung zu stellen und dann muss ich schauen, dass ich die Rechnung öffnen kann oder ich verpflichtet bin meine erbrachte Dienstleistung nur über eine E-Rechnung abzurechnen, da das Unternehmen verpflichtet ist nur E-Rechnungen zu empfangen (Fristen siehe unten).
Natürlich haben wir uns auch mit diesem Thema beschäftigt, um zum Jahresende unser Modul medo.core payments softwaretechnisch auf die neue Gesetzgebung zu erweitern. Das Problem bei elektronischen Rechnungen ist, dass diese nur durch spezielle Programme entschlüsselt werden können. Eine Rechnung via PDF, wo alle Daten direkt sichtbar sind, fällt erst einmal weg. Mit dem Format „ZUGFeRD“ hat sich ein Standard entwickelt, der Rechnungen als PDF/A mit eingebundenem E-Rechnungsteil kombiniert und auch zum deutschen Industriestandard gehört. Wir werden Ende des Jahres dieses Format unterstützen. Das heißt unseren Kunden werden dann auch weiterhin die Rechnungen in bekannter Form angezeigt, wie sie es aktuell als PDF gewohnt sind und auch die Empfänger dieser Datei können weiterhin die Rechnung ganz normal als PDF einsehen. Größere B2B Kunden und DATEV können diese Datei auch elektronisch auslesen und weiterverarbeiten, so dass medo.check Kunden auf der Ausgangsseite ab 2025 bereit sind für die E-Rechnung und keine Probleme mit ihren B2B Partnern bekommen.
Welche Fristen sind wichtig zum Thema E-Rechnungspflicht und was gilt aktuell?
Aktuell: Vorrang haben immer noch Papierrechnungen, andere Formate wie z. B. PDF um Rechnungen per Mails zu verschicken sind allerdings eher der standard; Vorbereitung auf E-Rechnungspflicht sinnvoll
Ab 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen; Versand möglich
Ab 2027: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 T€
Ab 2028: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen